Executive Assistant (m/w/d) - 1 Jahr befristeter Vertrag

About The Company

GROPYUS is a technology-based construction company focused on building multi-story residential buildings. Thanks to its prefabricated building system with a wide range of design options, automated offsite construction, and fully digitalized processes, the company is able to create resilient timber housing quickly and cost-effectively. GROPYUS is using scalable construction and manufacturing solutions to tap into a future market, strengthen Europe’s innovation capacity, and play a substantial role in improving sustainability. The company delivers its multi-family houses as a complete and turnkey solution. The combination of technology, construction, robotics, and manufacturing expertise means buildings can be created in a fully digitalized end-to-end process. The building system is based on versatile wall and slab elements, making it easier to optimize land use, customize plans, and build fast with both off-site construction and on-site assembly. This system is complemented by the Building Operating System–developed in-house.

Wir suchen eine:n engagierte:n Executive Assistant (m/w/d) für unseren Vorstand (CEO, COO, CAO und CFO) in Berlin. Im Rahmen einer auf ein Jahr befristeten Position arbeitest Du eng mit unserem Executive-Assistant-Team zusammen und trägst dazu bei, dass unsere C-Suite effizient und reibungslos arbeiten kann.

Da die Rolle eine enge Zusammenarbeit mit dem Vorstand erfordert, liegt die Kernarbeitszeit überwiegend zwischen 9:00 und 18:00 Uhr . Selbstverständlich sind in Abstimmung mit dem Team Ausnahmen möglich.

Zu Deinen Aufgaben gehören:

• Koordinations- und Organisationsarbeiten, einschließlich Verwaltungsaufgaben und E-Mail-Organisation

• Kalenderverwaltung

• Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings (externe Meetings, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen)

• Vor und Nachbereitung von Geschäftsreisen

• Eventrecherche, -analyse und Aufbereitung von Daten, Fakten und Referenzen für die Entscheidungsfindung

• Planung, Organisation und Kalkulation von Geschäftsreisen und Firmenevents

• Unterstützung bei Korrespondenz und interner Kommunikation

• Kontaktpflege zu Kunden und Geschäftspartnern

Wer Du bist:

• Du bringst außergewöhnliche Fähigkeiten in Organisation, Zeitmanagement sowie interner und externer Kommunikation mit

• Du bist ein Multitasking-Talent und weißt, wie Du Deine Aufgaben priorisierst

• Du hast einen lösungsorientierten Charakter und löst Herausforderungen von Anfang bis Ende, denkst über jeden Schritt nach, der zur Problemlösung führt, und antizipierst die Bedürfnisse des Vorstands

• Du hast eine Hands-on-Mentalität und arbeitest gerne in einem schnelllebigen Umfeld

• Du kannst dich gut an unterschiedliche Situationen anpassen und arbeitest selbstständig

• Idealerweise hast Du bereits als Teamassistent gearbeitet oder bringst ähnliche Erfahrungen mit und möchtest in die Position hineinwachsen

• Du bringst professionelle Arbeitserfahrung mit sowie gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Du bist bereit mindestens 2-3 Tage pro Woche im Büro zu erscheinen

Was wir bieten:

• 30 Urlaubstage

• Flexible, hybride Arbeitsweise: Du kannst von zu Hause oder im Büro arbeiten, je nachdem, was für Dich am besten passt (2 mal pro Woche im Büro)! Lust, zu reisen und von einem anderen Ort aus zu arbeiten? Kein Problem! Du kannst bis zu 40 Arbeitstage im Jahr aus dem Ausland arbeiten. Zusätzlich ermöglichen Dir flexible Arbeitszeiten, wichtige Momente in Deinem Tag zu priorisieren.

• Attraktive Zusatzleistungen: Wir bieten eine betriebliche Altersvorsorge, Sprachkurse (Englisch/Deutsch) und Mitarbeiterrabatte bei ausgewählten nachhaltigen Marken. Darüber hinaus unterstützen Dich unsere externen Partner im Bereich mentale Gesundheit, um Deine psychische Gesundheit durch anonyme Einzel- oder Gruppensitzungen zu stärken.

• Eigenverantwortung: Du kannst wirklich etwas bewirken – auf allen Ebenen unserer Organisation. Finde Lösungen, treibe sie voran, teste und implementiere sie.

• Die Chance, Teil von etwas Großem zu sein: Unsere Mission ist es, eine ganze Branche neu zu denken. Hilf uns dabei, das Bauwesen neu zu erfinden und nachhaltiges, erschwingliches Wohnen zu fördern.

• Ein vielfältiges und bereicherndes Arbeitsumfeld: Werde ein geschätztes Mitglied eines wunderbar vielfältigen Teams von Menschen aus über 50 Ländern. Bei GROPYUS legen wir großen Wert auf Inklusion und sorgen dafür, dass sich jeder – unabhängig von seinem Hintergrund – als Teil der Gemeinschaft fühlt. So werden unsere Unterschiede zu Stärken, die uns als Team weiterbringen.

Join us on our mission to design buildings as continuously evolving products to create the most exciting and affordable experience for all. We build for people and conserve the resources of our planet.

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